Reglement Probusclub Prins Alexander
Artikel 1: Naam en zetel
De club draagt de naam: Professional and Businessclub Prins Alexander Rotterdam (Probusclub Prins Alexander Rotterdam). Is opgericht op 15 maart 1988 en is gevestigd te Rotterdam. De oprichting van de Probusclub is bevestigd door Probus Nederland met het Certificaat van Erkenning op 17 oktober 1989.
Artikel 2: Clubjaar
Het clubjaar loopt gelijk met het kalenderjaar.
Artikel 3: Doel
De doelstelling van de Probusclub is het bevorderen van saamhorigheid en vriendschap van geheel of nagenoeg geheel post-actieven die een maatschappelijke verantwoordelijke functie hebben vervuld en die ieder vanuit een persoonlijke en maatschappelijke achtergrond waarde hechten aan het regelmatig ontmoeten van elkaar, waarbij onderlinge hulpvaardigheid, verbreding van kennis en interesse, verruiming van inzicht alsmede ontspanning bindende elementen vormen.
Artikel 4: Duur en ontbinding
De Probusclub is opgericht voor onbepaalde tijd. Een besluit tot ontbinding van de club behoeft tweederde van de geldig uitgebrachte stemmen op een hiertoe bijeengeroepen ledenvergadering, waarbij minimaal tweederde van het aantal leden aanwezig moet zijn.
Artikel 5: Leden
1. Leden van de Probusclub zijn zij die bij de oprichtingsvergadering als lid zijn toegetreden en allen die in één van de bijeenkomsten zijn voorgedragen en aangenomen. De leden van de club zijn in principe inwoners van Rotterdam Prins Alexander die vijf en vijftig jaar of ouder zijn en hun loopbaan reeds hebben beëindigd of binnenkort zullen beëindigen. Door het aanvaarden van het lidmaatschap erkent ieder lid de noodzaak van het persoonlijk deelnemen aan de activiteiten van de club. Het bestuur bepaalt, in overleg met de leden, het aantal leden van de club. Streefgetal is ca. dertig leden.
2. Het lidmaatschap van de club eindigt door:
a. Overlijden;
b. Opzegging door het lid;
c. Schriftelijke opzegging door het Bestuur namens de leden met vermelding van de reden(en)
3. De secretaris houdt een ledenlijst bij en laat een “smoelenboek” bijhouden, vermeldend naam, voornaam, geboortedatum, naam van de partner, laatste voormalig beroep, adres met email, telefoonnummer(s) en datum van intrede in de Probusclub. Op deze gegevens is de Wet Bescherming Persoonsgegevens van toepassing.
Artikel 6: Toelating nieuwe leden
1. Ieder lid kan een nieuw lid aan het Bestuur voordragen. Zodra voldoende informatie over de voorgedragen persoon ter beschikking is, zal het Bestuur in een van de reguliere bijeenkomsten de voordracht aan de leden voorleggen. Tegen de voordracht kan elk lid vertrouwelijk, vóór de volgende bijeenkomst, bij het Bestuur met redenen omkleed bezwaar aantekenen. Indien één of meer leden zich niet met de voordracht kunnen verenigen trekt het Bestuur zonder opgaaf van redenen deze voordracht in.
2. Het potentiële lid zal maximaal twee maal een bijeenkomst bijwonen. In de eerste bijgewoonde bijeenkomst zal het potentiële lid zich kort presenteren. De leden zullen d.m.v. kennismaking zich dan een oordeel vormen over het potentiële lid. Wanneer er geen overwegende bezwaren tegen de voordracht zijn ingediend zal het Bestuur in de eerstvolgende bijeenkomst, waarbij het potentiële lid niet aanwezig is, meedelen, dat deze als lid kan worden toegelaten.
3. Daarna wordt het nieuwe lid door het Bestuur uitgenodigd om als Probuslid toe te treden.
Artikel 7: Bestuur
1. Het Bestuur wordt door de leden gekozen. Het bestaat uit een voorzitter, secretaris, penningmeester en een vicevoorzitter. De voorzitter leidt alle bijeenkomsten en vergaderingen en vertegenwoordigt de Probusclub naar buiten. De vicevoorzitter, tevens voorzitter van de activiteitencommissie, vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid. De bestuursfuncties zijn verenigbaar, behalve die van voorzitter en vicevoorzitter.
2. De bestuursleden worden benoemd bij besluit van de jaarvergadering voor de duur van twee jaar tot de jaarvergadering waarin de bestuursverkiezing op de agenda staat. Met uitzondering van de voorzitter zijn alle bestuursleden herkiesbaar.
3. De voorzitter kan slechts één termijn van twee jaren in functie zijn. Herverkiezing is mogelijk na een periode van vier jaar.
4. Bij een tussentijdse vacature, voor welke functie dan ook, wordt hierin tijdens een reguliere bijeenkomst voor de resterende periode voorzien.
Artikel 8: Besluiten
Besluiten op bijeenkomsten en/of vergaderingen worden genomen met gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige leden. Artikel 4 en artikel 6 zijn hierop een uitzondering. De voorzitter bepaalt de wijze waarop de stemmingen in de vergadering worden gehouden. Stemmingen over personen geschieden schriftelijk. Als de stemmen staken besluit het Bestuur.
Artikel 9: Communicatie
Onder een schriftelijke uitnodiging, mededeling of besluit wordt mede begrepen een langs elektronische weg toegezonden leesbaar en reproduceerbaar bericht aan die leden, die over een email-adres beschikken.
Artikel 10: Commissies en Activiteiten
Het Bestuur kan zich laten assisteren door commissies om zich te laten informeren en adviseren of om deeltaken te laten uitvoeren.
a. De activiteitencommissie: deze bestaat uit drie leden en wordt tijdens de jaarvergadering voor de duur van twee jaar gekozen. De voorzitter is als vicevoorzitter lid van het Bestuur. Voor de activiteitencommissie is een apart reglement opgesteld.
b. De kas(controle)commissie: de commissie wordt tijdens de jaarvergadering gekozen door en uit de leden en bestaat uit een voorzitter en een lid. Na hun rapportage in de jaarvergadering treedt de voorzitter af. Het huidige lid wordt de nieuwe voorzitter van de kascommissie van het volgende jaar en de vergadering kiest een nieuw lid, dit teneinde de continuïteit te waarborgen.
c. De commissie voor lief en leed: bestaat uit tenminste 2 leden en worden benoemd voor 2 jaar. De leden zijn herkiesbaar.
d. De commissie van toetreding bestaat uit tenminste 2 leden die worden benoemd voor 2 jaar. De leden zijn herkiesbaar.
Artikel 11: Geldmiddelen en contributie
De financiering van de activiteiten van de club, in de breedste zin, wordt mogelijk gemaakt door middel van een contributiebijdrage van de leden, alsmede eventueel uit andere inkomsten zoals giften, legaten en dergelijke. De contributie wordt tijdens de jaarvergadering voor het komende clubjaar vastgesteld. Bij aanvang van het lidmaatschap wordt de contributie proportioneel geheven. Bij beëindiging van het lidmaatschap voor het einde van het clubjaar vindt geen restitutie van de contributie plaats. De Probusclub Prins Alexander Rotterdam heeft geen ANBI-status.
Artikel 12: Bijeenkomsten:
De reguliere bijeenkomsten worden in beginsel om de twee weken op een vaste tijd en plaats gehouden. Van ieder lid wordt verwacht, dat jaarlijks, bijzondere omstandigheden uitgezonderd, minimaal 50% van de bijeenkomsten wordt bijgewoond. Naast de reguliere bijeenkomsten organiseert de activiteitencommissie ook buiten activiteiten, zoals excursies naar interessante locaties of bedrijven. Het niet deelnemen aan een bijeenkomst of een buiten activiteit dient te worden gemeld aan de secretaris. Het uitnodigen van een niet-lid kan bij een buiten activiteit slechts plaatsvinden als de vergadering besluit om hiermee in te stemmen.
Artikel 13: Jaarvergadering.
1. Uiterlijk in de maand februari van het nieuwe kalenderjaar wordt de Algemene Ledenvergadering gehouden. Tijdens deze vergadering brengt het Bestuur verslag uit over het afgelopen kalenderjaar waarbij de financiën, inkomsten en uitgaven, een belangrijk element vormen. Nadat de kascommissie een goedkeurend verslag heeft uitgebracht, wordt het Bestuur door de leden gedechargeerd voor het gevoerde financiële beleid.
2. In de huishoudelijke vergadering van oktober van elk jaar wordt de concept begroting voor het volgende jaar behandeld. In de jaarvergadering vindt de definitieve vaststelling van de begroting van het lopende jaar plaats. Hierbij wordt ook de hoogte van de contributie vastgesteld. In deze huishoudelijke vergadering worden, voor zover verkiesbaar, de nieuwe voorzitter, secretaris, penningmeester en de leden van de activiteitencommissie voorgesteld, die dan in de komende jaarvergadering definitief worden benoemd.
3. Indien aan de orde, worden in de jaarvergadering bestuursleden gekozen, alsmede een nieuwe activiteitencommissie, 1 of meer leden voor de commissie Lief en Leed, 1 of meer leden van de commissie van toetreding en een nieuw lid van de Kas(controle)commissie.
4. Alle leden ontvangen bij de vergaderstukken een nieuw bijgewerkte ledenlijst en een jaaroverzicht van het afgelopen clubjaar.
Artikel 14: Andere vergaderingen:
Het Bestuur kan een extra ledenvergadering bijeenroepen, zoals bijvoorbeeld halverwege het kalenderjaar een huishoudelijke vergadering. Indien meer dan de helft van het aantal leden wenst, dat er een extra ledenvergadering moet worden gehouden, moet het Bestuur deze wens honoreren. Een eventuele extra ledenvergadering dient dan te worden gehouden binnen 4 weken na het verzoek.
Artikel 15: Wijziging van het Reglement
Besluiten tot wijziging van dit Reglement kunnen alleen worden genomen in een jaarvergadering, huishoudelijke vergadering of een daartoe speciaal bijeengeroepen vergadering waarbij minimaal tweederde van het aantal leden aanwezig is. Als het vereiste aantal leden niet aanwezig is, wordt binnen vier weken een nieuwe vergadering belegd waarin een rechtsgeldig besluit kan worden genomen, ongeacht het aantal aanwezige leden. Besluiten kunnen worden genomen met een meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen. De oproep voor de hier bedoelde vergadering moet minimaal tien kalenderdagen schriftelijk tevoren bij de leden binnen zijn met vermelding van de eventueel te wijzigen tekst. Uitzonderingen hierop zijn besluiten over opheffing van de club. (Zie ook artikel 4)
Artikel 16: Slotbepaling
In gevallen en situaties, waarin dit reglement niet voorziet, beslist het Bestuur.
Reglement Activiteitencommissie
1. Zoals in artikel 10 van het Reglement van de Probusclub is aangegeven, is ter assistentie van het bestuur een activiteitencommissie door en uit de leden gekozen en ingesteld. De werkwijze van deze commissie is in dit reglement aangegeven.
2. De activiteitencommissie verzorgt de invulling en uitvoering van een jaarprogramma in overleg met het Bestuur. De commissie nodigt op de bijeenkomsten eventueel inleiders uit met interessante of actuele onderwerpen. Ook worden buitenactiviteiten georganiseerd voor een bezoek aan musea, bedrijven, instellingen enzovoort.
3. In de jaarvergadering presenteert de voorzitter van de activiteitencommissie de plannen voor het komende jaar. Van de activiteiten wordt een programmaoverzicht gemaakt, dat tenminste een halfjaar vooruit ter beschikking van de leden wordt gesteld. Het uiteindelijke jaarprogramma wordt tijdig aan de leden uitgereikt. Zo ook wijzigingen in het programma.
4. Als regel wordt door de commissie in de uitnodiging voor een buiten activiteitaangegeven wat de individuele bijdrage en de kosten voor het “meerijden” zullen zijn. Bij eventuele deelname van niet-leden aan een buiten activiteit worden de kosten door die deelnemer betaald. Aan de leden die zich hebben aangemeld voor een buiten activiteit, doch door omstandigheden verhinderd zijn deel te nemen, blijft de gevraagde bijdrage verschuldigd, tenzij de activiteitencommissie anders oordeelt.
5. Het Bestuur kan de commissie vragen na afloop van een activiteit rekening en verantwoording af te leggen. Aan het einde van het boekjaar zal het Bestuur in overleg met de commissie vaststellen hoe een financieel tekort of overschot op de begroting van de activiteitencommissie wordt verrekend. Op de jaarvergadering zal een separate post voor begrote kosten van de activiteitencommissie in de totale begroting zijn opgenomen.
6. Mededelingen van de commissie over activiteiten of iets dergelijks, zullen door een van de leden van de commissie tijdens de bijeenkomsten worden gedaan. Indien nodig kan dit ook schriftelijk (email).